9月2日，学校党委下发文件：关于召开皇冠第三届教职工代表大会暨第三届工会会员代表大会的通知（嘉院党发〔2008〕7号），就学校召开三届“双代会”作出部署。
    文件指出学校第二届教职工代表大会、第二届工会会员代表大会于2005年5月27日至28日召开，现已届满。根据《中国工会章程》、《高等学校教职工代表大会暂行条例》、《浙江省高等学校教职工代表大会工作基本标准》的有关规定，经研究，定于2008年11月下旬召开皇冠第三届教职工代表大会暨第三届工会会员代表大会（以下简称第三届“双代会”）。校党委要求，第三届“双代会”要高举中国特色社会主义伟大旗帜，以党的十七大精神为指导，充分调动全校教职工和工会会员的积极性和创造性，不断推进学校民主政治建设和工会自身建设，实践科学发展观，构建和谐校园，不断推进学校的改革、建设和发展，为实现学校教育事业又好又快发展而努力奋斗。
    本次大会主要议题有5项：1.听取并审议校长工作报告；2.选举皇冠第三届教代会执行委员会委员及有关专门工作委员会委员；3.听取并审议第二届工会委员会工作报告；4.审议第二届工会经费审查委员会经费审查报告；5.选举皇冠第三届工会委员会、经费审查委员会委员。会期2天。
    为保证会议筹备工作的顺利进行，成立第三届“双代会”筹备工作委员会，校党委书记胡建成任主任，副校长黄建平、校纪委书记徐桂宝任副主任。筹备委员会下设5个工作小组：组织组，秘书组，提案组，宣传组和会务组，以确保会议的筹备工作的顺利开展和大会的如期召开。
    9月3日，校三届“双代会”召开首次筹委会会议，就会议筹备工作进行了部署。

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